Регламент использования корпоративной почты. Правила работы с электронной почтой. Сроки проведения муниципального этапа Олимпиады

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 10

Примерный образец

Приложение N 5

Политика использования электронной почты является важнейшим элементом общекорпоративной политики информационной безопасности и неотделима от нее. Электронная почта является собственностью компании и может быть использована только в служебных целях. Использование электронной почты в других целях категорически запрещено. Содержимое электронного почтового ящика сотрудника может быть проверено без предварительного уведомления по требованию непосредственного либо вышестоящего руководителя.

При работе с корпоративной системой электронной почты сотрудникам компании запрещается:

использовать адрес корпоративной почты для оформления подписок, без предварительного согласования с сотрудниками ДИТ;
публиковать свой адрес либо адреса других сотрудников компании на общедоступных интернет-ресурсах (форумы, конференции и т.п.);
отправлять сообщения с вложенными файлами, общий объем которых превышает 5 мегабайт;
открывать вложенные файлы во входящих сообщениях без предварительной проверки антивирусными средствами, даже если отправитель письма хорошо известен;
осуществлять массовую рассылку почтовых сообщений (более 10) внешним адресатам без их на то согласия. Данные действия квалифицируются как спам и являются незаконными;
осуществлять массовую рассылку почтовых сообщений рекламного характера без предварительного согласования с сотрудниками ДИТ;
рассылка через электронную почту материалов, содержащих вирусы или другие компьютерные коды, файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования или программ, для осуществления несанкционированного доступа, а также серийные номера к коммерческим программным продуктам и программы для их генерации, логины, пароли и прочие средства для получения несанкционированного доступа к платным ресурсам в Интернете, а также ссылки на вышеуказанную информацию;
распространение защищаемых авторскими правами материалов, затрагивающих какой-либо патент, торговую марку, коммерческую тайну, копирайт или прочие права собственности и/или авторские и смежные с ним права третьей стороны;
распространять информацию, содержание и направленность которой запрещены международным и российским законодательствами, включая материалы, носящие вредоносную, угрожающую, клеветническую, непристойную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, материалы, способствующие разжиганию национальной розни, подстрекающие к насилию, призывающие к совершению противоправной деятельности, в том числе разъясняющие порядок применения взрывчатых веществ и иного оружия, и т.д.;
распространять информацию ограниченного доступа, представляющую коммерческую тайну;
предоставлять кому бы-то ни было пароль доступа к своему почтовому ящику.

С настоящими Правилами согласен

__________ ___________ _______________
Дата Подпись Фамилия

ИНСТРУКЦИЯ

по работе с корпоративной электронной почтой.

Политика использования электронной почты является важнейшим элементом общекорпоративной политики информационной безопасности и неотделима от нее.

Запрещается использование внешних почтовых серверов (mail.ru, yandex.ru и т.п.) в служебных и личных целях. Электронная почта является собственностью компании и может быть использована ТОЛЬКО в служебных целях. Использование электронной почты в других целях категорически запрещено.

Содержимое электронного почтового ящика сотрудника может быть проверено без предварительного уведомления по требованию непосредственного либо вышестоящего руководителя.

Оформление писем должно производиться в строгом, деловом стиле.

Письмо должно иметь адрес, тему письма, при необходимости вложение в виде документов в электронном формате и подпись.

Использование рамок, цветовых и других фонов в электронных письмах запрещается.

В конце текста электронной почты указывается подпись отправителя, что фактически является его визитной карточкой. Как и визитная карточка, подпись необходима для общения в корпоративной среде. Поэтому важен ее единый официальный вид. Подпись должна включать в себя соответствующую информацию об отправителе (данные о компании, должность, отдел, адрес и права). Отправляемые письма обязательно должны подписываться.

Подпись электронной почты не является равнозначной рукописной подписи и не имеет юридической силы.

Требования к содержанию подписи.

Использование в подписи курсивного и полужирного начертания шрифта, а также логотипов запрещено!

строка: имя и фамилия

Имя и фамилия должны быть написаны в определенной последовательности и шрифтом одного размера

строка: юридическое название компании
строка: отдел / департамент
строка:адрес

Адрес писать одной строкой, разделяя запятыми. Название городов не сокращать.

строка: номер телефона и факса

Номер телефона и факса писать одной строкой, разделяя запятыми. Не забывайте указывать код страны.

строка (если требуется): номер мобильного телефона
и 8 строки (если требуется): второй адрес, номера телефона и факса

Сотрудники, работающие в двух и более местах, могут указать соответствующие номера телефонов и адреса для филиалов.

Адрес электронной почты не указывать.

Пример электронной подписи:

Подпись на английском языке выполняется по тем же правилам.

При работе с корпоративной системой электронной почты сотрудникам ЗАО «Рога и копыта» запрещается:

использовать адрес корпоративной почты для оформления подписок, без предварительного согласования с сотрудниками ИТ;
публиковать свой адрес, либо адреса других сотрудников компании на общедоступных Интернет ресурсах (форумы, конференции и т.п.);
отправлять сообщения с вложенными файлами, общий объем которых превышает 7 Мегабайт, в случае если объем файлов для отправки превышает допустимый придел, документы следует заархивировать (желательно в формат ZIP);
отправлять во вложениях файлы мультимедиа (музыка, видео, программы), письма с такими вложениями не обрабатываются почтовым сервером и не могут быть доставлены;
открывать вложенные файлы во входящих сообщениях без предварительной проверки антивирусными средствами, даже если отправитель письма хорошо известен;
осуществлять массовую рассылку почтовых сообщений (более 10) внешним адресатам без их на то согласия. Данные действия квалифицируются как СПАМ и являются незаконными;
осуществлять массовую рассылку почтовых сообщений рекламного характера без предварительного согласования с сотрудниками ИТ;
рассылать через электронную почту материалы, содержащие вирусы или другие компьютерные коды, файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования или программ, для осуществления несанкционированного доступа, а также серийные номера к коммерческим программным продуктам и программы для их генерации, логины, пароли и прочие средства для получения несанкционированного доступа к платным ресурсам в Интернете, а также ссылки на вышеуказанную информацию;
распространять защищаемые авторскими правами материалы, затрагивающие какой-либо патент, торговую марку, коммерческую тайну, копирайт или прочие права собственности и/или авторские и смежные с ним права третьей стороны;
распространять информацию содержание и направленность которой запрещены международным и Российским законодательством, включая материалы, носящие вредоносную, угрожающую, клеветническую, непристойную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, материалы, способствующие разжиганию национальной розни, подстрекающие к насилию, призывающие к совершению противоправной деятельности, в том числе разъясняющие порядок применения взрывчатых веществ и иного оружия, и т.д.
распространять информацию ограниченного доступа, представляющую коммерческую тайну;
предоставлять, кому бы-то ни было пароль доступа к своему почтовому ящику.

С настоящими правилами ознакомлен.

3.1. Электронная почта используется для обмена в рамках ИС Организации (внутренняя электронная почта) и общедоступных сетей (внешняя электронная почта) служебной информацией в виде электронных сообщений и документов в электронном виде.

3.2. Для обеспечения функционирования электронной почты допускается применение коммерческого ПО, входящего в Реестр разрешенного к использованию ПО и указанного в Паспорте ПК.

3.3. Обеспечение функционирования сервиса электронной почты осуществляется специалистами отдела ИТ.

3.4. Доступ работников Организации к внутренней электронной почте предоставляется при подключении АРМ к ИС Организации. Доступ работников Организации к внешней электронной почте предоставляется при подключении АРМ к сети Интернет.

3.5. При использовании электронной почты необходимо:

3.5.1. Соблюдать требования настоящего Положения.

3.5.2. Использовать электронную почту исключительно для выполнения своих служебных обязанностей.

3.5.3. Перед отправкой сообщения проверять правильность введенного электронного адреса получателя.

3.5.4. Ставить в известность администраторов ИС о любых фактах нарушения требований настоящего Положения.

3.6. При использовании электронной почты запрещено:

3.6.1. Использовать электронную почту в личных целях.

3.6.3. Передавать электронные сообщения, содержащие:

3.6.3.1. Конфиденциальную информацию, а также информацию, составляющую коммерческую тайну, за исключением случаев, когда это входит в служебные обязанности отправителя и способ передачи является безопасным, согласованным с администраторами ИС заранее.

3.6.3.2. Информацию, полностью или частично, защищенную авторскими или другим правами, без разрешения владельца.

3.6.3.3. Информацию, файлы или ПО, способные нарушить или ограничить функциональность любых программных и аппаратных средств, а также осуществить несанкционированный доступ, а также ссылки на вышеуказанную информацию.

3.6.3.4. Угрожающую, клеветническую, непристойную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, материалы, способствующие разжиганию национальной розни, подстрекающие к насилию, призывающие к совершению противоправной деятельности и т.д.

3.6.5. По собственной инициативе осуществлять рассылку (в том числе и массовую) электронных сообщений (если рассылка не связана с выполнением служебных обязанностей).

3.6.6. Использовать адрес электронной почты для оформления подписки на периодическую рассылку материалов из сети Интернет, не связанных с исполнением служебных обязанностей.

3.6.7. Публиковать свой электронный адрес, либо электронный адрес других работников Организации на общедоступных Интернет-ресурсах (форумы, конференции и т.п.).

3.6.8. Предоставлять работникам Организации (за исключением администраторов ИС) и третьим лицам доступ к своему электронному почтовому ящику.

3.6.9. Шифровать электронные сообщения без предварительного согласования с администраторами ИС.

3.6.10. Перенаправлять электронные сообщения с личных почтовых ящиков на корпоративный.

3.7. Организация оставляет за собой право доступа к электронным сообщениям работников с целью их архивирования и централизованного хранения, а также мониторинга выполнения требований настоящего Положения.

3.8. При подозрении работника Организации в нецелевом использовании электронной почты инициализируется служебная проверка, проводимая комиссией, состав которой определяется Руководителем Организации.

3.9. По факту выясненных обстоятельств составляется акт расследования инцидента и передается Руководителю структурного подразделения для принятия мер согласно локальным нормативным актам Организации и действующему законодательству. Акт расследования инцидента и сведения о принятых мерах подлежат передаче в отдел ИТ.

3.10. Все электронные сообщения и документы в электронном виде, передаваемые посредством электронной почты подлежат обязательной проверке на отсутствие вредоносного ПО.

Здравствуйте! Ситуация следующая: работник, в рабочее время, с рабочего компьютера использовал корпоративную почту в личных целях. При проверке передаваемой информации был вскрыт факт раскрытия коммерческих сведений. Работник был уволен. Доступ к почте заблокирован. В последующем работник обратился к нам с заявлением, с требованием предоставить доступ к электронной почте, так как на ней была ее личная информация и переписка. Обязаны ли мы предоставить работнику доступ к почте или имеем право ей отказать.

Вопрос: №2631 от: 2016-04-26.

По существу заданного вопроса сообщаем следующее.

В ст. 22 ТК РФ перечислены основные права и обязанности работодателя, в число которых входят: обязанность предоставления работы, обусловленную трудовым договором; обеспечение работников оборудованием и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей; знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью; требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей.

В силу ст. 21 ТК РФ работник имеет право на рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором и обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором.

В соответствии со ст. 209 ТК РФ под рабочим местом работника понимается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя . Рабочим местом может являться часть пространства, в котором один или несколько работников выполняют трудовые функции (разъяснения Министерства труда России).

Согласно ст. 91 ТК РФ под рабочим временем понимается время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности.

Таким образом, с Вашей стороны (работодатель) были предприняты все необходимые меры, направленные на обеспечение работника всеми средствами необходимыми для работы, в частности компьютер и доступ к корпоративной электронной почте. Право пользования оборудованием работодателя должно отражаться в трудовом договоре либо в локальном акте, при этом данное оборудование является собственностью работодателя. Вопрос о предоставления доступа к оборудованию работодателя должен решаться им самим.

Следовательно, предоставление доступа работника к корпоративной электронной почте является правом работодателя, а не его обязанностью. Поскольку корпоративная электронная почта не предназначена для личного общения сотрудников и в связи с тем, что владельцем корпоративного почтового ящика является работодатель, то отказ работнику в предоставлении доступа к корпоративной почте не нарушает прав работника.

Внимание! Информация, предоставленная в статье, актуальна на момент ее публикации.

Александр Синельников, менеджер по продвижению продуктов компании "Инфосистемы Джет"

ЭЛЕКТРОННАЯ почта сегодня - это дешевый и удобный канал связи для получения информации извне и способ ее распространения между сотрудниками компании. Она позволяет оперативно управлять бизнес-процессами, но вместе с тем является одним из наименее защищенных ресурсов корпоративной информационной системы.

Отсутствие контроля над использованием электронной почты сотрудниками компании со стороны руководства или сотрудников службы безопасности порождает ряд серьезных проблем: утечка конфиденциальной информации, распространение по локальной сети организации компьютерных вирусов и спа-ма, использование сотрудниками корпоративной почты в личных целях. Последнее приводит к потере сотрудниками рабочего времени, перегрузке каналов передачи информации и, как следствие, неоправданному росту стоимости их содержания. Для решения этих проблем необходимо использовать комплекс организационно-технических мер контроля корпоративной электронной почты.

Необходимость внедрения именно комплекса мер обусловлена тем, что одни только организационные меры неэффективны. Недостаточно создать политику использования корпоративной электронной почты, издать приказ или распоряжение, ознакомив с положениями этих документов сотрудников под роспись, необходимо еще иметь возможность контролировать выполнение сотрудниками этих директив техническими средствами, которые включают в себя контроль содержимого писем и ведения архива переписки по электронной почте.

Но в этом случае руководство компании сталкивается с иным риском - юридической ответственностью в части законности проверки почтового трафика и правом сотрудников на тайну личной переписки.

Разберем проблему противостояния работников и работодателей в данном вопросе подробно.

Каждый сотрудник имеет право

Согласно Конституции РФ (ст. 23 Конституции РФ), "каждый гражданин имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Ограничение этого права допускается только на основании судебного решения".

Именно на эту статью чаще всего ссылаются сотрудники, если возникает вопрос о правомерности контроля переписки, ведущейся по корпоративной электронной почте, телефонных переговоров сотрудников, посещения ими тех или иных Интернет-сайтов со стороны работодателя. То есть законодательство РФ не дает работодателю права контролировать переписку сотрудников и не предусматривает возможностей нарушать ее конфиденциальность. При возникновении конфликтных ситуаций по вопросам использования корпоративной почты сотрудники компании чаще всего ссылаются на ст. 138 Уголовного кодекса РФ, которая гласит:

"Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений граждан наказывается штрафом в размере до 80 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок до одного года".
"То же деяние, совершенное лицом с использованием служебного положения или специальных технических средств, предназначенных для негласного получения информации, наказывается штрафом в размере от 100 тыс. до 300 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо арестом на срок от двух до четырех месяцев".

Однако абонентом телефонной сети, оплачивающим переговоры, является организация - юридическое лицо, а вовсе не ее сотрудники. То же относится и к вопросам использования электронного почтового ящика. Тем не менее многие сотрудники склонны рассматривать эти ресурсы, предоставленные им организацией в качестве инструмента для решения служебных задач, как элемент своей частной жизни.

Каждый работодатель имеет право

Работодатель правомерно считает, что корпоративная электронная почта принадлежит компании. Она должна использоваться сотрудником только для выполнения им служебных обязанностей и не предназначена для ведения личной переписки. Работодатель оплачивает почтовый трафик, используемый сотрудниками в личных целях, и их рабочее время, потраченное на личное общение. Он же будет нести убытки в случае утечки конфиденциальной информации. Все это и объясняется желанием владельца компании контролировать принадлежащий компании ресурс.

Федеральный закон Российской Федерации дает работодателю право контролировать каналы возможной утечки конфиденциальной информации, в том числе и электронную почту сотрудников. В частности, ст. 10 ч. 4 ФЗ РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" гласит: "Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, вправе применять при необходимости средства и методы технической защиты конфиденциальности этой информации, другие, не противоречащие законодательству Российской Федерации, меры".

Приведем еще ряд законов, которые работодатель может использовать в случае необходимости отстаивания своих прав:

Закон РФ от 21.07.03 №5485-1 "О государственной тайне".
ФЗ от 27.07.06 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации".
ФЗ 27.07.06 № 152-ФЗ "О персональных данных".

Однако несмотря на достаточно большое количество законодательных актов, защищающих права владельцев компаний, руководителям организаций, внедряющим технические средства контроля каналов связи или передачи данных (в том числе и электронной почты), все же хочется знать, как в подобной ситуации не выйти за рамки закона.

Организация контроля корпоративной электронной почты

Тайна переписки распространяется на лиц, участвующих в ее процессе, только при оплате этих средств и услуг оператора связи самостоятельно.

Служебная переписка организуется в производственных целях в рабочее время при помощи технических средств, принадлежащих организации. Если сотрудник включает в этот процесс личные мотивы и цели, то подобные действия можно рассматривать как удовлетворение личных потребностей за счет организации, что, соответственно, попадает под действие УК РФ или КоАП РФ со всеми вытекающими для данного лица последствиями.

То есть вся переписка, осуществляемая в рабочее время при помощи технических средств, принадлежащих данной организации, и по оплаченным ею каналам связи или передачи данных, является служебной, даже если таковая ведется в нерабочее время.

Для того чтобы все вышесказанное имело правовую основу, руководителю организации необходимо выполнить ряд обязательных процедур:

Указать в Уставе организации, кто является собственником всех материальных, технических и интеллектуальных (информационных) ресурсов, в том числе и содержимого служебной переписки, которая осуществляется сотрудниками организации в служебное время и при помощи технических средств, принадлежащих организации.
Создать в организации структурное подразделение ИБ, на сотрудников которого возложить функции контроля соблюдения режима информационной безопасности. Издать "Положение о работе подразделения структурной безопасности". Основной задачей подразделения будет являться контроль технических средств обработки информации и служебных документов организации, к которым относится и служебная переписка. В этом же документе должны быть четко описаны все процедуры контроля исполнения данного Положения: периодичность и средства его проведения, ответственные лица, форма отчетности.
Установить в организации режим коммерческой тайны (согласно ст. 10 ч.1 Закона "О коммерческой тайне"). Руководитель должен издать приказ, определяющий права доступа сотрудников к информации, носящей конфиденциальный характер. Служба безопасности или уполномоченные лица обязаны контролировать соблюдение сотрудниками требований к работе с подобной информацией в целях исключения ее утечки. Отметим, что государство ограничивает права работника в данном вопросе и в том случае, если компания принадлежит частному лицу. Пример такого документа можно найти в справочно-правовой системе ГАРАНТ, набрав в графе "поиск" следующую фразу: "Положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне) открытого акционерного общества".
При заключении с сотрудником трудового договора необходимо включить пункт, по которому работодатель оставляет за собой право контроля деятельности сотрудника на рабочем месте в служебное время, в том числе проверку содержимого служебной переписки, каким бы способом она ни велась (на бумажных носителях, при помощи электронной почты или иным "экзотическим" способом). Кроме того, работодатель имеет возможность включить в данный контракт пункт о запрете использования эксплуатируемых им средств передачи данных или иных технических средств, принадлежащих организации, в личных целях.